Mit Logik und Methode zum Erfolg in Teams und Projekten

Führen am Ort der Wertschöpfung – Shopflormanagement ist allgemein bekannt dafür, mehr als nur ein Controlling Tool zu sein. Es ist ein Führungstool.

In unserem letzten Blog-Beitrag haben wir darüber berichtet, wie Unternehmen Intelligente Kollaboration etablieren können, ohne den Fokus auf Effizienz und Umsatzsteigerung zu verlieren und gleichzeitig für kontinuierliche Verbesserungen sorgen.

Mit ValueStreamer SVS Shopfloor Management und dem patentierten Kollaborations Framework „Performance-U“, können sogar komplexe Strukturen und Teams zielführend organisiert werden.

Bei dieser Organisationsgestaltung geht es nicht nur um Effizienz im Sinne der Wertschöpfung, sondern auch darum, als Führungskraft in der Lage zu sein, schneller und fundierter Entscheidungen in globalen Arbeitsnetzen zu treffen.

„Mitarbeiterzentriert ist das neue Kundenzentriert“, „nur Unternehmen, die ihre Prozesse an Mitarbeitern ausrichten, können in der dynamischen Arbeitswelt noch bestehen bleiben“ – Aussagen, wie diese regen zum Überdenken an. Schließlich gab jahrelang die Kundenzentriertheit die Richtung für alle geschäftsbezogenen Aktivitäten vor.

Die wichtigste Frage, die sich Unternehmen jetzt stellen sollten, lautet: Wie kann man den aktuellen Trends des Arbeitsmarktes gerecht werden, ohne die Kundenzentriertheit und Effizienz der eigenen Prozesse aus den Augen zu verlieren oder zu vernachlässigen?

Die Antwort: Durch echte Kollaboration.

Shopfloor Management Systeme können mit ihren bereitgestellten Informationen als intelligente Führungstools eingesetzt, befähigen, den Spagat zwischen Kundenzentriertheit und Mitarbeiterzentriertheit zu meistern. Sie schaffen Klarheit und Verbindlichkeit über Aufgabenverteilungen, Befugnisse und ganz wichtig: Über Prioritäten.

Die Einführung eines übergeordneten Prioritätensystems für konkurrierende Aufgaben und Anforderungen, das zumindest innerhalb eines Arbeitssystems Widersprüche beseitigt, ist entscheidend. Erst dann können die Teams ihre operative Performance – und ihre Fähigkeit zur kontinuierlichen Verbesserung – voll entfalten.

Die hinter diesem Verfahren steckende Logik wird von ValueStreamer SVS als „Performance-U“ bezeichnet. Dieser Ansatz vereint die Prinzipien kundenzentrierter und agiler Kollaboration (Prozess-Sicht), Kommunikation und Führung (Linien-Sicht) in sich.

Vor allem in der heute fast überall gelebten Matrixorganisation sind projekt- und team-übergreifende Konflikte vorprogrammiert.

Das „Performance-U“ dient daher als Grundlage der Unternehmensführung, deren Aufgabe es ist, übergeordnete, verbindliche Regeln über Zuständigkeiten, Kompetenzen und Verhalten von Führung zu schaffen.

Die Regeln sind eng an Werte und Unternehmenskultur geknüpft und kommen im Performance-U Modell zum Ausdruck.

Sie wirken übergeordnet, ihr Zweck ist es, die Zusammenarbeit zu regeln, Überlastungen von Mitarbeitern entgegenzuwirken und negatives Multitasking zu vermeiden.

Sie unterstützen die Entstehung von echter Kollaboration und Kommunikation, die es zur effizienten Umsetzung von komplexen Projekten braucht.

Das Performance-U Modell ermöglicht es so, die Bedürfnisse und Anforderungen von Mitarbeitern und von Kunden im Blick zu behalten und gleichzeitig die eigenen Prozesse auf allen Ebenen zu optimieren.

Es setzt sich aus den folgenden, konkreten Regeln zusammen:

1. Regel: Connected Organization

Das Arbeitssystem ist offen für Kollaboration: Aufgaben zwischen Teams aller Hierarchieebenen können cross-funktional vergeben und weitergeleitet werden.

2. Regel: Kaskadierte Ebenen aufstellen

Die Organisationen von Unternehmen verfügen i.d.R. immer über Hierarchieebenen in der Linie und die fortschrittlichen auch parallel im Prozessbereich. In einer derart „verknüpften Organisation“, die über getaktete Kommunikationgremien über die Ebenen hinweg verbunden ist, sprechen wir von der Kaskadierung über die Ebenen hinweg.

Das bedeutet konkret, dass Zuständigkeiten für Entscheidungen und Problemlösungen über die Hierarchie hinweg transparent geregelt werden. Und zwar für beide Bereiche: Linie und Prozesse, im Unternehmen.

So entsteht jeweils eine Kaskade für die Projekte und Prozesse (Kunden- und Marktperformance) sowie für die Linien und Funktionen (Performance innerhalb des Unternehmens). In der Regel ist diese Gestaltung mit wenigen Hierarchien möglich. Zwischen Top-Management und Team stehen im besten Fall nur eine oder zwei weitere Ebenen. Verbindungen werden in beide Richtungen geschaltet, von oben nach unten und von unten nach oben. Dieser Logik entspringt auch das Bild vom „Performance-U“.

Der Vorteil: Ist die Kaskadierung einmal geregelt, spart das enorm an Aufwand und verhindert Konflikte.

3. Regel: Der „Single Point of Task“

Die Wahrheit liegt in der Leistung, d.h. in der Erledigung der Arbeitsaufgaben.

Das Prinzip des „Single Point of Task“ besagt nun, dass alle Aufgaben, die einzelnen Personen und deren Fachgebiet zugeordnet sind, in deren Heimat-Team zusammengefasst werden.
Mitsamt der Verantwortung für Ressourcen und Kapazitäten bei dem jeweiligen Teamleiter. Seine Hauptaufgabe ist es, im Sinne der Wertströme, seine Ressourcen zu planen. Naturgegeben sollten 80% verplant werden und 20% frei bleiben.
In Kombination mit Transparenz und Regelkommunikation, kann er somit Mitarbeiterkapazitäten sehr fein steuern und ist in der Lage zu agieren, anstatt nur zu reagieren.

4. Regel: Die Steuerung der Arbeit

Wertströme müssen fließen, die laufende Arbeit („Work in Progress“) darf nicht ins Stocken geraten, damit keine Verschwendung entsteht. Die dafür erforderliche „Work-in-Progress-Steuerung“ erfolgt nach einfachen Regeln innerhalb der Heimat-Teams.

Oberste Regel ist das Vermeiden von Überlast für jeden einzelnen Mitarbeiter. Das heißt, dass Ressourcen maximal mit 80 Prozent ihrer Kapazität verplant werden dürfen. Der verbleibende Rest dient als Reserve für die Aufgaben des Shopfloor Managements. Also für Verbesserungen im Rahmen des Abweichungs-Managements auf allen Ebenen der Kaskade. Der Kreis schließt sich.

Mit Logik und Methode, mit Gestaltung und Management.
So ist es möglich, Arbeitssysteme auf dem Fundament reibungsloser Zusammenarbeit zu entwickeln, die allen Anforderungen an gleichermaßen schlanke wie agile Prozesse gerecht werden. Nachweislich und basierend auf Daten, Zahlen und Fakten.

Durch Priorisieren, Kaskadieren von Unternehmensbereichen und durch das Verteilen von Verantwortung. So entsteht echte Kollaboration – die es Mitarbeitern einfacher macht, sich zu engagieren, mitzudenken und nicht auszubrennen. Ganz im Sinne von New Leadership.

Unternehmen haben mit dem Perfomance-U Framework die Chance sich kundenzentriert UND mitarbeiterzentriert aufzustellen und so den Anforderungen des aktuellen Arbeitsmarktes gerecht zu werden ohne den Kunden und seine Bedürfnisse zu vernachlässigen.